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La integración de facturas requiere de una conexión particular de cada cliente a nuestro servidor SFTP.

Esta conexión se la creará uno de nuestros propios técnicos y se enviará a la cuenta de correo electrónico que se introdujo en el momento del registro de la empresa en Polpoo. Como ERP, deberéis pedir a la empresa que os otorgue las siguientes credenciales:

Usuario: Nombre de usuario.

Contraseña: Contraseña del usuario.

Servidor: Dirección a la que conectarse.

Puerto: Puerto por el cual se conectará el cliente a nuestro servidor.

También recibiréis la información del directorio de la empresa donde deberéis realizar las integraciones correspondientes.

En cuanto a la configuración, la empresa deberá introducir un correo electrónico de soporte para las integracionespara que, en caso de haber algún tipo de error en alguno de los procesos, el ERP pueda observar cuál ha sido la incidencia. Esto es configurable desde la Configuración de la empresa, en el apartado Integraciones.

1. Funcionamiento de la integración de facturas

Los clientes que quieran tener a su disposición el módulo de facturación y por lo tanto la integración de facturas activa, deberán almacenar ellos en un servidor propio los documentos necesarios. 

Cada vez que se tenga que mandar una factura, lo que se mandará en el fichero que veremos más adelante es un enlace a ese documento almacenado fuera de Polpoo.

Es importante tener claro este paso ya que Polpoo no tendrá en cuenta otro método de trabajo que no sea este. Dicho de otra manera, Polpoo no almacenará la documentación de las facturas de los clientes.

2. Tipo de documento: bills.json

El fichero para la integración de facturas debe llamarse bills.json y debe estar codificado en UTF-8. Se dejará en el directorio raíz del SFTP (./).
En caso de cargar un fichero en el SFTP con el mismo nombre que un fichero ya existente, este se sobrescribirá.

Es importante que la información de los campos no contenga comillas dobles (p. ej.: «Frutería «El sol»»), ya que los ficheros .json trabajan con comillas dobles para delimitar los campos y la información. En caso de tener algún dato de este estilo, la integración no se realizará correctamente. Cualquier otro símbolo especial tampoco es aceptado.

El campo «archiveUrl» contendrá la URL externa donde se almacena el documento en pdf de la factura.

Se definen los campos que pertenecen a este fichero de la siguiente manera:

* La información obligatoria está marcada en rojo. En caso de que no se tenga la información de un campo opcional, no se tiene que añadir la etiqueta en el fichero .json.

3. Especificaciones de los campos

deliveryPointId string – obligatorio
Identificador único del cliente.

code string – obligatorio
Número o código de la factura.

total float – obligatorio
Importe total de la factura.

archiveUrl string – obligatorio
Enlace externo del documento de la factura.

status integer – obligatorio
Estado de la factura. Si el valor es 1 está por cobrar. Si el valor es 2 está cobrada.

4. Ejemplos y descargables

{
    «bills»: [{
        «deliveryPointId»: «1054»,
        «code»: «119029»,
        «total»: 221.30,
        «archiveUrl»: «https://via.placeholder.com/119029.pdf»,
        «status»: 1
    }
    ]
}

5. ¿Cómo recibo la información en Polpoo?

Partimos de la base que, para que el fichero de facturas pueda ser absorbido y cargado correctamente por Polpoo.
Una vez cargado satisfactoriamente el fichero bills.json en el SFTP, la plataforma lo cargará automáticamente en su correspondiente sección para ser tratado.

Para visualizar las facturas, nos dirigimos al menú Gestión -> Facturación.

Desde al apartado Facturación, se encontrará todo el registro de facturas por fecha de subida. Mediante los diferentes filtros, se podrá consultar la información que se desee.